Qui valide une note de frais ?

Le circuit est le vôtre. La règle la plus courante est un valideur par défaut et un second valideur obligatoire au-delà d’un seuil, mais la validation peut aussi dépendre de la nature de la dépense ou du centre de coût.

Comment les frais arrivent-ils en comptabilité ?

Par un export qui porte déjà les numéros comptables saisis en amont. Le format et le connecteur dépendent de votre logiciel ; la page Intégrations liste les outils couverts.

Peut-on refacturer un frais avec une marge ?

Oui, avec ou sans marge selon ce que prévoit le contrat client. La règle est portée par le contrat, donc deux projets du même client peuvent la traiter différemment.

Notes de frais

Des frais engagés visibles avant la fin du mois

La note de frais est saisie une fois, validée selon vos seuils, exportée avec ses numéros comptables et refacturée au client quand le contrat le prévoit. La direction financière voit la dépense engagée le jour où elle est engagée.

Voir les notes de frais en démo Tous les modules

Multi-devisesquelle que soit la devise engagée
Temps réeldépense par collaborateur et par projet
Exportavec numéros comptables intégrés

Note de frais — marsRefonte SI

Train Paris → LyonJustificatif joint148,00 €Refact.
Hôtel — 2 nuitsJustificatif joint214,00 €Refact.
Repas clientJustificatif joint86,50 €Refact.
Taxi aéroportJustificatif joint42,00 €Interne

Rattaché au projet et au centre de coût dès la saisie

Saisie

Le justificatif rejoint la ligne, pas une enveloppe

La dépense est saisie avec sa nature, son projet, sa devise et son justificatif, puis rattachée directement au bon projet et au bon centre de coût. Le gain de productivité vient de là : personne ne reconstitue une note à partir de tickets.

Un gain en productivité grâce à la dématérialisation du traitement des notes de frais.
Une saisie possible quelle que soit la devise engagée.
Un rattachement direct au projet, à l’activité et au centre de coût concernés.
Le suivi en temps réel de l’état de traitement, du dépôt au remboursement.

Note de frais — marsRefonte SI

Train Paris → LyonJustificatif joint148,00 €Refact.
Hôtel — 2 nuitsJustificatif joint214,00 €Refact.
Repas clientJustificatif joint86,50 €Refact.
Taxi aéroportJustificatif joint42,00 €Interne

Rattaché au projet et au centre de coût dès la saisie

Validation et comptabilité

Le bon valideur, déclenché par le montant

Au-delà d’un seuil, un second valideur devient obligatoire. En dessous, le manager tranche en quelques secondes parce qu’il voit la ligne, le justificatif et le projet ensemble. L’export part ensuite vers la comptabilité avec les numéros de compte déjà posés.

Les managers vérifient facilement la validité des frais saisis.
Une note de frais au-delà d’un seuil déclenche un second valideur obligatoire.
Une intégration de numéros comptables, avec un export simplifié vers la comptabilité.
Une validation paramétrable par montant, par nature de dépense et par centre de coût.

Circuit de validationSeuil 300 €

Saisie collaborateur4 lignes · 490,50 € · justificatifs joints
Validation managerM. Caron — validé le 02/04
Second valideurObligatoire au-delà de 300 € — contrôle de gestion
Export comptableNuméros de compte déjà posés à la saisie

Chaque étape est tracée : qui a validé, quand, sur quel montant

Refacturation

Les frais refacturables arrivent seuls sur la facture

Un frais marqué refacturable remonte dans la facture du projet, avec ou sans marge selon le contrat client. C’est le poste qu’on oublie le plus souvent de refacturer, et celui qui se perd entièrement quand il vit dans un tableur.

Une refacturation de frais avec ou sans marge, selon le contrat client.
La direction financière dispose en direct de toutes les dépenses par collaborateur et par projet.
Une vision complète des coûts grâce à un reporting par projet, activité et collaborateur.
Les frais engagés entrent dans la marge du projet au moment où ils sont validés.

Refacturation au clientContrat Zenika

Frais refacturables validés448,50 €
Règle du contratAvec marge · 8 %
Frais internes non refacturés42,00 €

Ligne ajoutée à FA-0410Frais de mission refacturés484,38 €

Le poste le plus souvent oublié en facturation, généré tout seul

Bénéfices

Ce que les notes de frais changent concrètement

Un processus de frais coûte deux fois : en temps de traitement, et en frais refacturables oubliés.

Plus de refacturation oubliée

Le frais refacturable est identifié à la saisie et remonte dans la facture du projet. Il n’attend pas qu’on se souvienne de lui.

Une marge projet complète

Les frais engagés entrent dans la marge dès leur validation, aux côtés des temps consommés. La rentabilité affichée est la vraie.

Une clôture plus courte

Les numéros comptables sont posés à la saisie, donc l’export ne demande pas de reprise. La comptabilité reçoit un fichier exploitable.

Ils pilotent leur activité avec AlibeeZ

FAQ

Questions fréquentes

Oui, quelle que soit la devise engagée. Le suivi se fait dans la devise d’origine ou convertie, avec des taux historisés, ce qui évite qu’une conversion refaite plus tard change un montant déjà validé.

À suivre

Les modules qui travaillent avec celui-ci

Ils lisent et écrivent la même donnée : c’est ce qui fait qu’une saisie faite une fois n’a pas à être refaite ailleurs.

Parlons-en

Prenons vos règles de frais comme point de départ

Vos seuils de validation, vos natures de dépense, vos numéros comptables et vos règles de refacturation. Nous les mettons en place avec vous plutôt que de vous demander de vous y adapter.

Demander une démonstration Télécharger la brochure

Des frais engagés visibles avant la fin du mois

Le justificatif rejoint la ligne, pas une enveloppe

Le bon valideur, déclenché par le montant

Les frais refacturables arrivent seuls sur la facture